Tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste (”Tietosuojaseloste”) kertoo, miten henkilötietojasi kerätään ja käsitellään, kenelle tietoja luovutetaan, kuinka pitkään niitä säilytetään, ja mitkä ovat sinun oikeutesi henkilötietojesi suhteen. Noudatamme kaikessa henkilötietojen käsittelyssä asianmukaisia suojatoimenpiteitä ja tietosuojalainsäädännön periaatteita.

1. Rekisterinpitäjä

EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (EU) 2016/679 (”GDPR”) tarkoitettu rekisterinpitäjä on HL CHARTER Oy.

HL CHARTER Oy (2458816-0)
c/o Helsinki Limo Niittytie 21, 01300 Vantaa
info@helsinkilimo.fi

2. Henkilötietojen kerääminen

Tämä Tietosuojaseloste koskee henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä. Henkilötiedot tarkoittavat tietoja, jotka voidaan yhdistää henkilöön suoraan tai epäsuorasti. Myös yritystä edustavaan tai yrityksen puolesta toimivaan henkilöön, kuten toimitusjohtajaan, viittaavat tiedot ovat henkilötietoja. Yritystä koskevat tiedot, jotka eivät mitenkään viittaa luonnolliseen henkilöön, eivät ole henkilötietoja.

Voimme kerätä henkilötietoja usein eri tavoin. Ensisijaisesti saamme tiedot suoraan sinulta itseltäsi, kun olet yhteydessä meihin. Tietoja voi myös kertyä, kun käytät palveluitamme. Lisäksi voimme johtaa sinusta tietoja hallussamme olevien henkilötietojen pohjalta. Henkilötietojasi voidaan saada myös julkisista läheistä, kuten kaupparekisteristä.

Voimme yhdistellä sinua koskevia henkilötietoja, joita olemme saaneet julkisista lähteistä ja erilaisista asiointiyhteyksistä, esimerkiksi palvelun tuottamisen yhteydessä.

Sinun ei ole pakko antaa meille henkilötietojasi, mutta kieltäytymisellä voi olla erilaisia seurauksia tilanteesta riippuen. Joissakin tilanteissa emme esimerkiksi voi tarjota palveluamme tai toimia pyyntösi mukaisesti.

3. Henkilötietoryhmät

Käsittelemme erilaisia henkilötietoja tilanteesta riippuen. Henkilötietojen tyyppi ja laajuus rajoitetaan aina kyseisen käsittelytarkoituksen kannalta tarpeelliseen tietoon.

Keräämme ja käsittelemme seuraaviin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja:

  • Perustiedot, kuten nimi, yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite) sekä mahdollisesti titteli ja suhde edustamaasi yritykseen.
  • Asiointisuhteeseen liittyvät tiedot, kuten palvelu- ja tilaustiedot, sopimustiedot, maksutiedot tai laskutustiedot.
  • Lainsäädännön edellyttämät asiakkaan tuntemiseen liittyvät tiedot kuten tunnistautumistiedot, asiakkaan, tämän edustajan, vastuuhenkilön ja tosiasiallisen edunsaajan perustiedot, tieto edellä mainitun henkilön tai hänen lähipiirinsä poliittisesta vaikutusvallasta ja sen perusteesta tai pakotelistauksen tiedot.
  • Viestintäsi ja siihen liittyvät tiedot, kuten palvelupyynnöt, kirjeenvaihto sekä yksilön oikeuksien käyttöä koskevat tiedot.
  • Palvelutiedot, kuten käyttäjätunnukset, salasanat ja tunnistetiedot, palvelun tuottamisen yhteydessä syntyvät henkilötiedot esim. käyttö- ja kirjautumistiedot sekä tiedot siitä, miten käytät verkkosivujamme tai palveluitamme.
  • Tekniset tiedot verkkosivujemme selaamisesta, kuten kirjautumistiedot, kieli, laitetunnus, laitetyyppi ja käyttöjärjestelmä, sovellusasetukset sekä muut evästeiden ja vastaavien teknologioiden avulla kerätyt tiedot.
  • Muut tapauskohtaisesti määritellyt tiedot antamasi suostumuksen perusteella, esimerkiksi [xx].

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Keräämme, käsittelemme ja käytämme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia liiketoimintamme, tehokkaan asiakaspalvelun ja asiaankuuluvien kaupallisten toimintojen kannalta.

Käsittelemme henkilötietoja ainoastaan oikeutettuihin ja tarkoin määriteltyihin käyttötarkoituksiin, emmekä käsittele tietoja näiden tarkoitusten kanssa yhteen sopimattomalla tavalla.

Käsittelemme yleensä henkilötietoja nimenomaisesti ja vapaasti antamasi suostumuksen perusteella, jolla annat luvan käsitellä henkilötietojasi yhteen tai useampaan määriteltyyn tarkoitukseen. Käsittelemme henkilötietojasi suostumuksen perusteella esimerkiksi tilatessasi tarjoamiamme henkilökuljetuspalveluita.

Lisäksi käsittelemme henkilötietoja sinun tai edustamasi yrityksen kanssa solmimamme sopimuksen toteuttamiseksi tai sellaisen solmimiseksi sekä asiakassuhteen hallitsemiseksi.

Voimme käsitellä henkilötietoja täyttääksemme lakiin perustuvat velvollisuutemme esimerkiksi kirjanpitoon liittyen tai viranomaisten (esim. veroviranomainen) esittämien pyyntöjen toteuttamiseksi lain vaatimalla tavalla.

Henkilötietoja voidaan käsitellä myös meidän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, jos sinun perusoikeutesi eivät ole ristiriidassa tällaisen edun kanssa. Käsittelemme henkilötietoja esimerkiksi kehittääksemme toimintaamme ja palveluitamme sekä suorittaaksemme kustannustehokkaita ja merkityksellisiä liiketoimia tai laatiaksemme sisäisiä raportteja liiketoiminnan johtamista varten. Tällaisissa tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme huolehtia toimintamme tehokkuudesta ja tarjottujen palveluiden kilpailukykyisyydestä sekä saada käyttöön tarvittavat tiedot asiakkaidemme ymmärtämiseksi ja liiketoimintamme johtamiseksi.

5. Tietojen jakaminen ja henkilötietojen luovuttaminen

Henkilötietoja voidaan luovuttaa ja siirtää rekisterinpitäjän konserniyhtiöille, palveluntarjoajille, yhteistyökumppaneille tai viranomaisille sovellettavan lainsäädännön puitteissa ja tässä Tietosuojaselosteessa esitettyihin käyttötarkoituksiin. Henkilötietojen jakaminen perustuu oikeutettuun etuumme harjoittaa ja kehittää liiketoimintaamme ja hallita asiakassuhteitamme tehokkaasti. Kun kolmas osapuoli käsittelee puolestamme henkilötietoja, varmistamme aina sopimusjärjestelyillä, että henkilötietoja käsitellään aina turvallisesti ja tietosuojalainsäädännön ja tietojen käsittelyn parhaiden käytäntöjen mukaisesti.

Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille seuraavissa tapauksissa:

  • Lain vaatimassa tai sallimassa laajuudessa, esimerkiksi toteuttaaksemme toimivaltaisen viranomaisen pyynnön tai oikeuskäsittelyyn liittyen.
  • Kun palveluntarjoajamme käsittelee henkilötietoja meidän puolestamme ja meidän ohjeidemme mukaisesti. Me määräämme tällaisesta henkilötietojesi käsittelystä.
  • Kun olemme mukana sulautumisessa, yritysjärjestelyssä taikka liiketoiminnan tai sen osan myynnissä.
  • Kun arvioimme sen olevan välttämätöntä oikeuksiemme täytäntöön panemiseksi tai suojelemiseksi kuten oikeusvaateisiin vastaamiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden suojaamiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi.
  • Kun olet antanut suostumuksen tietojesi luovuttamiselle. Tällöin tiedot luovutetaan suostumuksen mukaisesti.

6. Henkilötietojen siirtäminen EU- tai ETA-alueiden ulkopuolelle

Emme siirrä henkilötietoja Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

7. Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen käsittelytarkoituksen toteuttamiseksi, mukaan lukien lakiin, kirjanpitoon tai raportointiin liittyvien vaatimusten täyttämiseksi tässä Tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla. Säilytysajat voivat olla erilaisia sen mukaan, mihin luokkiin tiedot kuuluvat. Näiden aikojen määrityksessä on huomioitu useita tekijöitä, kuten kyseisten tietojen luonne ja luottamuksellisuus sekä käsittelytarkoitus.

Esimerkiksi palvelun tilaukseen liittyviä tietoja säilytetään kirjanpitolain (1336/1997) edellyttämän kuuden (6) vuoden ajan. Sinun tai edustamasi yrityksen kanssa solmitun sopimussuhteen perusteella käsiteltyjä henkilötietoja säilytetään yleensä sopimussuhteen tai palveluiden tuottamiseen tarvittavan ajan. Kun asiakassuhde tai palvelun tuottaminen päättyy, henkilötietoja säilytetään tarvittavin osin oikeutettujen etujemme turvaamiseksi esimerkiksi voidaksemme vastata korvausvaatimuksiin tai kanteisiin vanhentumislainsäädännön mukaisesti.

Oikeutetun edun perusteella käsiteltyjä henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin niiden käsittelylle on olemassa perusteet. Jos vastustat tällaista käsittelyä, tiedot poistetaan sen jälkeen, kun pyyntösi oikeutus on varmistettu.

Jos henkilötietoja käsitellään lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseksi, niitä säilytetään lain vaatimusten mukaisesti. Henkilötietojen säilytysvelvollisuudesta säädetään esimerkiksi kirjanpitoa ja rahanpesua koskevassa lainsäädännössä.

Suostumuksen perusteella käsiteltävien henkilötietojen säilytysaika määräytyy käsittelytarkoituksen mukaan.

8. Sinun oikeutesi

Oikeutesi ja vaihtoehtosi henkilötietojen suhteen riippuvat kyseisestä tilanteesta ja käsittelyn tarkoituksesta.

Tarkastusoikeus – Sinulla on oikeus saada vahvistus sille, käsitelläänkö tietojasi, ja jos käsitellään, saada jäljennös käsittelemistämme henkilötiedoista sekä lisätietoja toteuttamastamme käsittelystä.

Oikaisuoikeus – Sinulla on oikeus saada virheelliset tiedot oikaistuksi ja joissakin tapauksissa täydentää puutteellisia henkilötietoja.

Oikeus vastustaa käsittelyä – Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä silloin kun se perustuu meidän tai kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun, mikäli henkilökohtainen tilanteesi syrjäyttää tällaisen oikeutetun edun. Voimme hylätä pyynnön, jos käsittely on välttämätöntä pakollisten ja laillisten oikeuksien toteuttamiseksi.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen – Sinulla on oikeus tiedonsiirtoon, mikä tarkoittaa, että sinulla voi tietyissä olosuhteissa olla oikeus siirrättää henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.

Oikeus tulla unohdetuksi – Voit pyytää meitä poistamaan henkilötietosi, jos niiden käsittelyn jatkamiselle ei ole pätevää syytä, jos esimerkiksi koet henkilötietojesi käsittelyn tarpeettomaksi yllä kuvattuihin tarkoituksiin tai haluat peruuttaa antamasi suostumuksen.

Oikeus tietojen käsittelyn rajoittamiseen – Sinulla on oikeus pyytää tietyissä olosuhteissa meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi henkilötietojen oikeellisuuden varmistamisen ajaksi.

Oikeus antaa ja peruuttaa suostumus – Jos henkilötietojen käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa.

Saatamme joutua pyytämään sinulta tiettyjä tietoja vahvistaaksemme henkilöllisyytesi ja varmistaaksemme, että olet oikeutettu käyttämään näitä oikeuksia.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä edellä mainitun pyynnön osoitteeseen info@helsinkilimo.com. Jos olet sitä mieltä, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, voit ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun.

9. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, tekniset ja hallinnolliset toimet) suojaamaan henkilötietoja häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä sekä luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Henkilötietoja käsitellään esimerkiksi sähköisessä kuljetustenhallintajärjestelmässä, jonka on todettu vastaavan ominaisuuksiltaan yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Suojaamme henkilötietoja muun muassa palomuureilla, salaustekniikoilla, turvallisilla laitetiloilla ja tietojärjestelmien käyttäjätunnusten huolellisella hallinnalla sekä arvioimalla huolellisesti palveluntarjoajamme, jotka osallistuvat henkilötietojen käsittelyyn meidän puolestamme. Palveluntarjoajamme ja heidän työntekijänsä käsittelevät henkilötietojasi ainoastaan ohjeistuksemme mukaisesti ja salassapitovelvollisuuden alaisena.

Tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme siitä rekisteröidylle sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

10. Muutokset tähän Tietosuojaselosteeseen

Voimme päivittää tätä Tietosuojaselostetta tarvittaessa, jos se on tarpeen henkilötietojen käsittelyssä muuttuneiden toimintatapojen kuvaamiseksi. Uusin versio on saatavilla osoitteessa https://www.helsinkilimo.com/tietosuojaseloste.

Tämä Tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 21.11.2023.

11. Ota yhteyttä

Jos sinulla on kysyttävää tähän Tietosuojaselosteeseen tai käsittelemiimme henkilötietoihin liittyen taikka jos haluat ottaa yhteyttä tietosuoja-asioista vastaavaan yhteyshenkilöön, voit lähettää sähköpostia osoitteeseen info@helsinkilimo.com.